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Une partie des dépenses de santé reste directement à la charge des assurés, sous la forme de franchises médicales et de participations forfaitaires. À compter du 1er octobre 2026, leur plafond cumulé passera de 100 € à 140 € par an. Les montants retenus pour chaque...
Après son départ, un salarié tarde à rendre son matériel professionnel. L’employeur peut-il obtenir des dommages-intérêts pour cette restitution tardive ? Tout dépend de l’intention du salarié. Illustration dans cette affaire récente, récemment tranchée par le...
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Afin d’accompagner au mieux leurs patients dans leurs parcours de soins, les kinésithérapeutes peuvent leur prescrire certains dispositifs médicaux précis, limitativement énumérés. Une liste qui est largement étendue…La prescription fait peau neuve 20 ans aprèsLes...
Les vétérinaires peuvent déléguer certains actes de médecine ou de chirurgie des animaux à des salariés qualifiés (les délégataires certifiés) ou à des étudiants des écoles vétérinaires (les délégataires-élèves) au sein des établissements de soins vétérinaires, selon...
Les vétérinaires doivent établir les conditions générales de fonctionnement de leur domicile professionnel d’exercice. Des conditions générales de fonctionnement dont le contenu et les modalités de diffusion viennent d’être précisés…Conditions générales de...
Les artistes-auteurs déclarant leurs revenus en bénéfices non commerciaux (ou « BNC ») peuvent ajuster leurs cotisations provisionnelles lorsque celles-ci ne correspondent plus à leurs revenus réels. Pour que cette modulation s’applique à l’échéance du 4e trimestre...
À compter du 1er janvier 2027, les hôtels, cafés et restaurants devront appliquer un taux plus élevé pour leur contribution conventionnelle de formation professionnelle. Une évolution à anticiper dans les déclarations sociales…Contributions conventionnelles au 1er...
Dans le cadre de la prise en charge médicale, certains transports sanitaires doivent être spécialement adaptés aux besoins des patients. Afin de combler les insuffisances du cadre réglementaire applicable au transport bariatrique et au transport sanitaire de personnes...
France Num, service de l’État chargé d’accompagner la transformation numérique des TPE / PME, s’est intéressé à la question des notes de frais dans ce type de structure. Et d’après lui, choisir de les dématérialiser est une solution à ne pas négliger pour optimiser les coûts ! Explications.
Les entreprises sont amenées à prendre en charge certains frais professionnels de leurs salariés : frais de déplacement, frais d’hébergement, frais de repas, etc.
Cette prise en charge nécessite toutefois que les employés concernés fournissent une note de frais, accompagnée des justificatifs requis (tickets, factures d’achat, etc.).
Pour l’entreprise, la gestion de ces notes de frais peut s’avérer chronophage. D’où l’intérêt, comme le rappelle France Num, d’opter pour la dématérialisation.
Pour cela, il faut que certains prérequis soient respectés :
la version numérique des justificatifs doit être conforme à l’originale, tant dans son image que dans son contenu (aucune information ne doit être perdue) ; le document doit être numérisé au format PDF ou PDF/A-3 pour assurer la pérennité des données qu’il contient ; la note de frais dématérialisée doit disposer d’une signature électronique pour garantir son authenticité ; une copie numérique de chaque facture doit être conservée, en utilisant une méthode d’archivage à valeur probante.
La dématérialisation de la gestion des notes de frais va présenter 2 grands avantages pour la TPE / PME :
un gain de temps : d’après une étude relayée par France Num, le traitement papier d’une note de frais prend 20 minutes environ, chaque erreur allongeant la durée de travail de 18 minutes. En recourant à la dématérialisation, cela ne prend plus que quelques minutes… En outre, le traitement dématérialisé permet de valider plus rapidement la note de frais et donc, de rembourser plus rapidement le salarié ; un gain d’argent : toujours selon l’étude relayée par France Num, la gestion d’une note de frais papier coûte environ 50 €, sans compter les coûts indirects (le stockage des justificatifs par exemple). Des frais qui peuvent être réduits par la dématérialisation de l’ensemble des documents.
Cette dématérialisation présente également des avantages plus indirects pour l’entreprise :
le risque d’erreur est réduit ; les justificatifs peuvent être fournis plus rapidement en cas de contrôle fiscal ou de contrôle de l’Urssaf ; le dirigeant a une meilleur vue d’ensemble du pilotage de son entreprise.
TPE / PME : quels sont les avantages de la dématérialisation des notes de frais ? – © Copyright WebLex